Privacyverklaring

Privacyverklaring Sociëteit Boxmeer

De Sociëteit Boxmeer, een informele vereniging, hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op basis van welke grondslag en welke rechten betrokkenen hebben. Wij handelen daarbij in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

1. Wie zijn wij?

  • Naam: Vereniging Sociëteit Boxmeer
  • Adres: Rapenstraat 5 5831 GJ Boxmeer
  • E-mailadres: societeitboxmeer@gmail.com
  • KvK-nummer: nr. 53140621

2. Welke persoonsgegevens verwerkt de sociëteit?

De Sociëteit verwerkt de volgende persoonsgegevens van (aspirant) leden:

  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Lidmaatschapsgegevens
  • Betaalgegevens (zoals IBAN voor de contributie)
  • Aanwezigheidsregistraties bij activiteiten (attendance)
  • Foto’s en video’s gemaakt tijdens verenigingsactiviteiten

3. Met welk doel verwerkt de Sociëteit de persoonsgegevens?

  • Het aanmelden en beheren van het lidmaatschap
  • Verwerking
  • Het bijhouden van de ledenadministratie
  • Communicatie over activiteiten en evenementen (b.v. per e-mail of nieuwsbrief)
  • Het innen van contributie en het voeren van de financiële administratie
  • Het organiseren en uitvoeren van verenigingsactiviteiten
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Het vastleggen van sfeerbeelden ter promotie van de vereniging (b.v. op de website of sociale media), uitsluitend als daarvoor toestemming is gegeven

Het verstrekken van persoonsgegevens is noodzakelijk om lid te kunnen worden van de vereniging. Zonder deze gegevens is lidmaatschap niet mogelijk.

4. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

  • Uitvoering van de overeenkomst
  • De uitvoering van het lidmaatschap, de ledenadministratie en interne communicatie
  • Wettelijke verplichting. Voor de financiële en fiscale administratie.
  • Een gerechtvaardigd belang. Voor interne communicatie en het organiseren van activiteiten binnen de vereniging.
  • Toestemming van de betrokkene voor:
    • Het ontvangen van een nieuwsbrief
    • Het publiceren van foto’s en video’s op de website of sociale media van de vereniging
    • Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

5. Delen van gegevens met derden

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hier kan worden gedacht aan:

  • De bank (voor contributiebetalingen)
  • Een websitebeheerder of IT-dienstverlener

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin zij worden verplicht om vertrouwelijk en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Persoonsgegevens worden niet verkocht of voor andere doeleinden aan derden verstrekt. 

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en houden ons aan wettelijke bewaartermijnen. 

  • Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap
  • Persoonsgegevens van oud-leden: maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap
  • Financiële en fiscale gegevens: minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
  • Foto’s en video’s: totdat de toestemming wordt ingetrokken of het materiaal niet langer relevant is. 

7. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens verenigingsactiviteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze zijn voor intern gebruik gebruikt of voor promotionele doeleinden, zoals publicatie op de website of sociale media. 

Publicatie van foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, gebeurt uitsluitend op basis van vooraf gegeven toestemming. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via het vermelde e-mailadres. 

8. Privacy rechten van betrokkenen

De leden en andere betrokkenen hebben de volgende rechten. Recht op:

  • Inzage in hun persoonsgegevens
  • Correctie of verwijdering van persoonsgegevens
  • Bezwaar te maken tegen verwerking
  • Beperking van de verwerking
  • Dataportabiliteit
  • Gegeven toestemming intrekken
  • Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kunnen worden ingediend via societeitboxmeer@gmail.com.Wij reageren binnen één maand op dit verzoek. 

9. Beveiliging 

De Sociëteit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde systemen actuele beveiligingssoftware.

Als u vermoedt dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, kunt u contact met ons opnemen via het genoemde e-mailadres.

10. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw

computer, tablet of smartphone. Onze website maakt gebruik van functionele en beperkte analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy van bezoekers. U kunt het gebruik van cookies uitschakelen via de instellingen van uw internetbrowser.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website. Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via societeitboxmeer@gmail.com

Laatst bijgewerkt: 12 maart 2026